Rejestry, ewidencje i archiwa

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym:

Stanowisko ds. Obsługi Rady Gminy

• Zbiór przepisów gminnych
• Rejestr uchwał rady gminy
• Rejestr interpelacji i wniosków radnych
• Rejestr uchwał komisji rady gminy
• Rejestr zarządzeń wójta
• Rejestr zarządzeń kierownika jednostki
• Rejestr instytucji kultury
• Rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej

Stanowisko ds. Organizacji i Kadr

• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw

Urząd Stanu Cywilnego

• Księgi stanu cywilnego – w posiadaniu księgi stanu cywilnego z lat: 1935, 1936, 1937 i 1945. Od roku 1946 – pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego , w tym skorowidze alfabetyczne: aktów urodzeń, małżeństw i zgonów
• Rejestr wydanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą

Referat Spraw Obywatelskich

• Rejestry wydawanych i utraconych dowodów osobistych – w posiadaniu od roku 1975r.
• Ewidencja ludności
• Stały rejestr wyborców
• Archiwum zakładowe

Stanowisko ds. Planowania Przestrzennego i Działalności Gospodarczej

• Ewidencja działalności gospodarczej - ewidencja jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.zm.)
• Rejestr decyzji o warunkach zabudowy
• Rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym
• Rejestr planów miejscowych
• Rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę planu

Stanowisko ds. Rolnictwa i Gospodarki Mieszkaniowej

• Rejestr wniosków mieszkaniowych

Stanowisko ds. Obrony Cywilnej i P.POŻ

• Rejestr przedpoborowych

Stanowisko ds. Drogownictwa i Cmentarnictwa

• Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
• Rejestr wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
• Ewidencja dróg gminnych

Stanowisko ds. Ochrony Środowiska i Melioracji

• Gminna ewidencja zabytków

Referat Finansowy

• Ewidencja podatkowa
• Rejestr zwolnień 5 –cio letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego
• Rejestr ulg inwestycyjnych
• Rejestr ulg żołnierskich
• Rejestr umorzeń zaległości podatkowych
• Rejestr odroczeń zaległości podatkowych
• Rejestr odroczeń terminów płatności
• Rejestr umorzeń odsetek za zwłokę
• Rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie
• Rejestry zaświadczeń w sprawach podatkowych
• Wykaz podatników będących przedsiębiorcami, którym umorzono zaległości podatkowe
• Ewidencja księgowa podatków i opłat
• Ewidencja wysłanych upomnień
• Ewidencja tytułów wykonawczych
• Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Stanowisko ds. Gospodarki Mieniem Komunalnym

• Ewidencja gminnego zasobu nieruchomości

Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.
Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.
W rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.
Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadzona jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.
Przepis szczególny może zezwalać na udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).
Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.
Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.